“Inkomende geldstromen beheren met Excel, dat ging niet meer”

Tot enkele jaren geleden verliep het beheer van de inkomende geldstromen, waaronder subsidies, op de afdeling financiën van de gemeente Eindhoven via Excel. Toen echter de vorige coördinator inkomende geldstromen met pensioen ging, gaf zijn opvolger Ine Cuijten aan dat er naar een andere methodiek moest worden uitgekeken. “De omvang van de geldstromen neemt toe en om alles overzichtelijk en efficiënt te laten verlopen, was er een nieuw systeem nodig.”

De gemeente kwam vervolgens, eind 2014, uit bij het Subsidievolgsysteem (SVS). Met het SVS krijgen klanten een goed inzicht in hun inkomende geldstromen. Het systeem is maatwerk, afgestemd op de klant. Cuijten: “Het bleek voor ons een uitstekende oplossing. Nadat we besloten hadden op het SVS over te stappen, hebben we een tijd frequent contact gehad, vanwege het implementeren van het systeem en het invoeren van alle gegevens. Dat is bijzonder soepel en effectief verlopen. We konden er vrij vlug zelfstandig mee aan de slag gaan.”

“Nadat we besloten hadden op het SVS over te stappen, is de implementatie bijzonder soepel en effectief verlopen. We konden er vrij vlug zelfstandig mee aan de slag gaan.”

Doordat het SVS maatwerk biedt, geeft Cuijten aan, kon het volledig op de wensen van de gemeente Eindhoven worden afgestemd. In hoeverre was dat een verbetering ten opzichte van de werkwijze in Excel? “Dat is voor mij moeilijk aan te geven omdat ik niet in Excel heb gewerkt. Ik denk dat het overzichtelijker is – wel zo prettig met de toename van het aantal geldstromen. Het SVS geeft ons in ieder geval de mogelijkheid alles goed te beheren en coördineren.” Ze legt uit dat het contact na de implementatie minder is geworden. “Wij nemen contact op als we bepaalde aanvullende wensen hebben, zij om na te gaan of alles naar tevredenheid verloopt. Dat gebeurt enkele keren per jaar.”

Zo’n contactmoment was er onder meer medio 2018 toen de gemeente Eindhoven besloot over te stappen naar de opvolger van het SVS, SVS Next Level. “Toen is iemand van SusbidieVolgSysteem.nl hier geweest om ons met de nieuwe versie vertrouwd te maken. Dankzij de goede uitleg hadden we daar niet veel tijd voor nodig”, maakt Cuijten duidelijk. Wat is de meerwaarde van die nieuwe versie voor haar? “Het dashboard is verbeterd waardoor je gemakkelijker kunt switchen tussen pagina’s. Er is naar de veiligheid gekeken en de efficiëntie en gebruikersvriendelijkheid zijn verbeterd. Dus ja, ook over de nieuwe versie zijn we zeer te spreken.”