“Het Subsidievolgsysteem bevat alles wat wij zoeken”

Subsidies binnenhalen en verantwoorden, gemeentes in Nederland hebben er frequent mee te maken. Zo ook de gemeente Delft. Tot 2017 hield in het Delftse gemeentehuis iedere afdeling zich afzonderlijk met deze materie bezig. In 2017 werd echter het SubsidieServicePunt (SSP) geïntroduceerd, een afdeling die dankzij een gecentraliseerd systeem alle subsidiegerelateerde kwesties op een efficiënte wijze kan behandelen. Een van de medewerkers van dat SSP is Susanna Kimah. Zij volgde ter voorbereiding hiervoor een scholing.

Tijdens haar opleiding hoorde Kimah van het Subsidievolgsysteem (SVS). “Dat had eigenlijk alles wat we zochten. Bij het SSP monitoren en registreren we inkomende subsidies. Dat gebeurde eerst in Excel, per afdeling, maar dat was te omslachtig, liep niet goed. Het SVS is wat dat betreft een veel beter alternatief. Het biedt overzicht en veel meer inzicht in de diverse subsidies. Die vragen we overigens niet alleen voor onszelf aan, maar eveneens voor instellingen en dergelijke binnen onze gemeente.” Het SVS, legt ze uit, geeft realtime inzicht in het subsidietraject, geeft informatie over resultaten en maakt de verantwoording inzichtelijk.

“Onze administratie gebeurde eerst in Excel, maar dat was te omslachtig, liep niet goed.

Het SVS is wat dat betreft een veel beter alternatief. Het biedt overzicht en veel meer inzicht in de diverse subsidies.”

Susanna Kimah maakt vervolgens duidelijk het SVS volledig is afgestemd op de wensen van de gemeente Delft. Dat verliep op een bijzonder adequate en soepele manier, geeft ze aan. “Zeker in de beginfase was er veel contact, zowel via mail als telefonisch. Op onze vragen en opmerkingen werd meteen gereageerd waardoor het systeem al snel volledig aansloot bij wat we voor ogen hadden. Een goed voorbeeld is het verwerken van documenten. Die zijn bij ons vaak behoorlijk omvangrijk. Daar is het SVS aan aangepast.”

Inmiddels, zegt ze, heeft er een tweede upgrade van het SVS plaatsgevonden en werkt men in Delft met het SVS 3.0. “Wij zijn samen met de gemeente Eindhoven nauw betrokken geweest bij die upgrade. We hebben aanbevelingen gedaan die in de nieuwe versie zijn verwerkt. Nadat de vernieuwde versie was afgerond hebben we het getest en daarna bij ons in Delft geactiveerd. Door zich goed te verdiepen in wat er zoal bij ons speelt heeft Susbsidievolgsysteem.nl het systeem nog efficiënter en klantvriendelijker weten te maken.”