“Het SubsidieVolgSysteem heeft ons naar een fors hoger niveau gebracht”

Ronald Bosua maakte medio 2019 een switch van Projectcontroller naar Subsidiecoördinator voor inkomende subsidies bij de gemeente Dordrecht. Zijn eerste taak in deze nieuwe rol: het professionaliseren van de subsidietrajecten. Al vlug kwam hij uit bij het Subsidievolgsysteem (SVS). “Toen ik bij de gemeente Dordrecht begon, zijn we meteen in gesprek gegaan over het versterken van aanvragen en het beter beheren van subsidies. Als eerste oplossing kwam Excel uit de bus, om grip te krijgen op de lopende subsidieprojecten. Daar zijn we ook mee gestart.”

Dat bleek, zo geeft Ronald aan, niet de beste keuze te zijn. “Excel vraagt veel tijd, iemand moet dagelijks de sheets bekijken en bijhouden. Mijn vraag was toen: is er niet iets slimmers?” Onder meer door te googelen en contacten met collega’s bij andere gemeenten kwam hij uit bij het SVS. “Ik sprak iemand van de gemeente Heerlen en daarna een medewerker van de gemeente Delft. Zij waren zeer te spreken over het SVS. Vervolgens ben ik er dieper ingedoken en tot de conclusie gekomen dat het SVS eigenlijk de enige juiste keuze is, een slim systeem dat echt meerwaarde heeft. En waarvan in 2019 een verbeterde versie is verschenen.”

“Het SVS is eigenlijk de enige juiste keuze, een slim systeem dat echt meerwaarde heeft.”

Dus legde Ronald contact met Subsidievolgsysteem.nl waar hij in gesprek kwam met Annelies Swarts. Dat verliep, zegt hij, heel voortvarend en al snel kon Ronald via een online-demo op 19 november kennis maken met het SVS. “Na deze demo was ik nog meer overtuigd van de kwaliteiten van het systeem. Geen geknutsel meer in Excel, maar een systeem dat ondersteuning biedt, helpt bij het bewaken en beheren van deadlines en bepaalde stappen automatisch uitvoert.”

Met zijn verhaal en de demo stapte Ronald naar de projectleiders. Die reageerden ook meteen enthousiast. “Daarna ben ik naar onze ICT-afdeling gegaan met de vraag wat zoal nodig was om het SVS te implementeren. Omdat het een webapplicatie is en we snel wilden doorpakken hebben we gekozen voor een efficiënte benadering. Ik wist dat het systeem al bij diverse gemeenten wordt gebruikt en dat die het voorbereidende traject al hadden doorlopen. De kennis dat het voldoet aan de functionele eisen en wensen bij andere gemeenten hebben we gebruikt om snel de knoop door te hakken en ermee aan de slag te gaan.”

“Geen geknutsel meer in Excel, maar een systeem dat ondersteuning biedt, helpt bij het bewaken en beheren van deadlines en bepaalde stappen automatisch uitvoert.”

Wat ook gebeurde. Ronald zocht opnieuw contact met Subsidievolgsysteem.nl met vragen over veiligheid, performance en bedrijfszekerheid. Zoals verwacht, merkt hij op, werden die vragen naar volle tevredenheid beantwoord. “Vervolgens is Annelies naar Dordrecht gekomen om het SVS te implementeren. Dat ging heel snel. Zoals de communicatie steeds snel en efficiënt verloopt. Zaken zijn bij wijze van spreken met één telefoontje of mailtje geregeld.” Dat leidde er volgens Ronald ook toe dat binnen een maand na de eerste concrete contacten het SVS operationeel was.

“Het SVS voldoet aan alle verwachtingen, is een echt hulpmiddel dat ons enorm ontzorgt.”

Op 16 december werd de eerste subsidiebeschikking ingevoerd, inmiddels zitten er al 41 projecten in het systeem. Tot tevredenheid van Ronald en zijn collega’s. “Het SVS voldoet aan alle verwachtingen, is een echt hulpmiddel dat ons enorm ontzorgt. We hebben veel meer controle over de subsidietrajecten en ik kan dan ook zonder meer stellen dat het Subsidievolgsysteem ons naar een fors hoger niveau heeft gebracht.”