“Overzicht dankzij Subsidievolgsysteem; daarom willen we het breder inzetten”

Bij de gemeente Heerlen maakten ze in 2015 kennis met het Subsidievolgsysteem (SVS). De mensen die er toen mee werkten vertrokken echter, waarna het systeem een tijdlang uit het oog verdween. Tot subsidiespecialist Marion Vogten-Heunen er mee aan de slag ging. Tot volle tevredenheid. “Collega’s moeten hier ook van kunnen profiteren.”

Het was vanwege een reorganisatie anderhalf jaar geleden in het gemeentekantoor van Heerlen dat Marion Vogten-Heunen en enkele van haar collega’s aan de slag gingen met het SVS. Ze vertelt dat er een kleine werkgroep was opgezet om de mogelijkheden van het systeem te onderzoeken. “Na de reorganisatie ging ik aan de slag als subsidiespecialist. Er is vervolgens ook al snel contact gezocht met het team van SVS om ons wegwijs met het systeem te maken.”

Efficiënter

Al snel zag Marion de voordelen van het systeem, zegt ze. “Het grootste voordeel is het overzicht dat je krijgt. Alle projecten die ik beheer, sla ik in het SVS op en vervolgens kan ik alle bedragen en andere relevante gegevens snel terugvinden. Met Excel-sheets lukt dat niet.” Met werken in Excel, legt ze uit, ontbreekt het overzicht. Bovendien bestaat volgens haar de kans dat de projectleider, omdat hij of zij niet dagelijks met een project bezig is, vergeet het goed bij te houden. “Bij de projecten die ik bijhoudt, vraagt de projectleider de subsidie aan; dat doe ik niet. Ik houd de aanvraag vervolgens wel bij en breng onder meer tussenrapportages uit. Ten opzichte van mijn vroegere werkwijze verloopt dat veel efficiënter.”

Ervaringen uitwisselen

Hoewel ze het SVS inmiddels goed onder de knie heeft, vindt Marion het prettig dat de lijnen met  het team van SVS kort zijn. “Er zijn weliswaar updates, maar daar is geen extra cursus voor nodig. De uitleg vanuit SVS is duidelijk en als ik al met een vraag zit, zijn de lijnen heel kort. Ik heb dan binnen de kortste keren antwoord.” Ze vond het tevens prettig dat ze tijdens een bijeenkomst afgelopen jaar met collega’s van andere gemeenten ervaringen kon uitwisselen. “Daar steek je weer iets van op.”

Uitrollen

Wat Marion en haar collega’s uit de aanvankelijke werkgroep constateerden, is de afgelopen anderhalf jaar uitgekomen, merkt ze op. “Met het SVS bespaar je tijd en geld. Zoals gezegd vanwege het overzicht en de zeer efficiënte manier van werken.” Ze zou dan ook graag zien dat het systeem ook op andere afdelingen wordt ingezet. “Momenteel ben ik de enige die er mee werkt. Ja, collega’s kijken wel eens mee en zien de voordelen ook. Daarom willen we het SVS graag gemeente-breed uitrollen. Daar zullen we met SVS over in gesprek gaan. Of die ook iemand moeten sturen om mijn collega’s wegwijs ermee te maken. Dat denk ik niet; ik heb inmiddels voldoende kennis om ze met het systeem vertrouwd te maken”, besluit ze met een glimlach.